AIM Group International, multinazionale italiana specializzata nell'organizzazione di congressi ed eventi aziendali, ha dal 2009 anche un suo ufficio a Praga. In quell'anno la multinazionale italiana ha acquisito una società ceca attiva nel settore dal 1996. Qual è la situazione nel settore del turismo congressuale a Praga? Lo abbiamo chiesto a Tereza Havlásková, general manager di AIM Group International – Prague Office, socio Camic.
In quale stato versa il turismo congressuale a Praga dopo il 2008?
«Dopo un leggero calo stiamo assistendo a una lenta ripresa. Sta cambiando tutto il mercato e i singoli prodotti. Sul mercato hanno un forte impatto le piattaforme di registrazione globali che permettono di gestire il viaggio e il soggiorno, rendendo così i nostri clienti più autonomi. Con grande successo utilizziamo anche i social network. In fin dei conti lo scambio di informazioni è una delle ragioni d'essere del turismo congressuale. Grazie alle applicazioni, talvolta fatte su misura, possiamo gestire le informazioni in diretta e rendere più efficiente e piacevole l'apprendimento delle nuove conoscenze».
Rafforzare il turismo congressuale è una delle priorità del Comune di Praga. Ci sta riuscendo?
«Nelle statistiche dell'associazione ICCA (International Congress and Convention Association) Praga si situa tradizionalmente più o meno al decimo posto tra le destinazioni maggiormente preferite per numero di congressi internazionali. Il sostegno del comune si sta rafforzando. E' migliorata la comunicazione tra i funzionari del comune e le imprese attive nel settore del turismo congressuale. Oltre a passi formali, come il patrocinio del sindaco, oggi possiamo contare su un supporto a livello di marketing, personale e finanze nel momento in cui Praga viene candidata a ospitare un congresso. E nel momento in cui Praga viene eletta a ospitare un congresso, il comune dispone di una serie di altri incentivi».
Avete una forte specializzazione nell'organizzazione dei congressi medici. Quali sono le specificità di questo settore?
«E' un settore che ha tre caratteri molto particolari. In primo luogo riesce a generare un alto numero di eventi. Ciò è dato dal fatto che i medici devono seguire un continuo aggiornamento professionale e devono scambiarsi le nuove scoperte. Inoltre nel settore ci sono risorse importanti grazie all'importante ruolo dei soggetti commerciali. Da ciò consegue un altro lato peculiare di questo settore. Per prevenire un uso distorto di questi fondi ci sono regole e normative molto stringenti, non paragonabili a qualsiasi altro settore del turismo congressuale. Terzo punto rilevante è la complessità dei servizi che possiamo offrire a ogni evento di questo tipo».
Siete attivi anche nell'organizzazione di eventi aziendali, dalle feste fino alle conferenze o team building. Le imprese ceche sono disposte a investire in questo genere di eventi?
«La situazione è simile al turismo congressuale: dopo il calo dovuto alla crisi stiamo assistendo a una lenta ripresa. Le imprese cominciano a investire maggiormente in questo settore, anche se credo che il periodo dei grandi eventi aziendali non ritornerà mai più completamente. Per le imprese organizziamo riunioni interne, conferenze, feste, serate di gala ed eventi di lancio di un nuovo prodotto. Per un cliente abbiamo organizzato di recente una festa per l'anniversario della fondazione dell'azienda, alla quale hanno partecipato a Žofín circa 1500 persone. Abbiamo preparato anche conferenze stampa per il lancio di nuovi prodotti di imprese della moda. Oltre al settore corporate collaboriamo attualmente anche all'organizzazione di conferenze per il settore pubblico».
Quale convenienza hanno le aziende ad affidare l'organizzazione di un evento a una ditta esterna piuttosto che farlo con risorse interne?
«Per lo più mancano proprio le risorse interne. Per le imprese non è un problema organizzare delle piccole riunioni interne ma non hanno le forze per preparare eventi più grandi. Se affidano a noi l'organizzazione, devono formulare solo le proprie richieste senza dover pensare ad altro. L'agenzia esterna quindi crea all'impresa un risparmio di tempo e anche di denaro. Con gli alberghi e i fornitori possiamo concordare condizioni contrattuali migliori di quanto potrebbero fare i nostri clienti. Alla fine, quindi, la differenza dei costi tra un'organizzazione in house o tramite agenzia esterna si riduce quasi a zero. E le imprese godono del valore aggiunto rappresentato da un evento organizzato in maniera professionale».
L'ufficio praghese fa parte di una multinazionale con origine e sede in Italia. L'appartenenza al gruppo è un vantaggio competitivo nelle vostre attività?
«Far parte di un gruppo multinazionale rappresenta un vantaggio competitivo, che apprezzano soprattutto le associazioni internazionali. Costruire un rapporto di fiducia tra cliente e fornitore è un lavoro di lunga lena e rappresenta un parametro chiave nella scelta di un partner commerciale. La possibilità di collaborare a lungo termine e in diverse destinazioni è una grande facilitazione per un cliente, che darà probabilmente precedenza a questa soluzione. Un esempio è il congresso dell'associazione EAS (European Atherosclerosis Society), che si svolgerà in aprile qui a Praga. L'associazione ha un contratto con AIM Group International, per cui il congresso si svolge quest'anno a Praga e il prossimo a Lisbona».
