Molte imprese ed enti hanno rinviato le loro assemblee annuali dei soci a fine anno. Con lo stato d'emergenza sono tuttavia limitate le riunioni. La Dott.ssa Alessandra Bonsignori dello studio legale Holub & David (socio Camic) spiega alcuni aspetti legali dello svolgimento a distanza delle assemblee.
Prima dell’entrata in vigore della legge ceca n. 191/2020 in materia delle misure di contenimento delle ripercussioni dell’epidemia da SARS CoV-2 sui soggetti facenti parte di procedimenti giudiziari, danneggiati, o vittime di reati e persone giuridiche e della modifica alla legge fallimentare e al codice di procedura civile, l’unica norma – tutt’ora vigente - che regolava lo svolgimento di assemblee societarie a distanza era costituita dall’art. 167, legge in materia di società commerciali (l. 90/2012). Il secondo comma dell’articolo ammette la partecipazione o l’assunzione di decisioni in assemblea avvalendosi della tecnologia a condizione che tale possibilità sia prevista dallo statuto o dall’atto costitutivo della società, in caso contrario i voti espressi a distanza sono da considerarsi non espressi.
In particolare, la norma prevede che lo statuto o l’atto costitutivo della società disciplinino in maniera dettagliata le procedure da seguire in caso di votazione a distanza, soprattutto tenendo conto del fatto che la necessità principale è quella di poter verificare l'identità dei partecipanti all’assemblea. Per quanto riguarda la verifica dell’identità dei partecipanti, oltre che per la determinazione delle quote degli aventi diritto al voto, è dunque necessario assicurare la trasmissione telematica delle informazioni con modalità che garantiscano la sicurezza dell’identità del mittente, ad esempio mediante firma digitale o mediante casella dati. La legge inoltre non prevede limitazioni all’uso di programmi gestionali interni della società che si appoggino alla normale connessione dati.
In occasione del diffondersi dell’epidemia da Coronavirus e delle conseguenti limitazioni introdotte dal governo ceco l'articolo 19 della legge n. 191/2020 prevede che gli organi societari possano assumere decisioni e riunirsi tramite collegamento a distanza anche qualora questa possibilità non sia prevista dallo statuto o dall’atto costitutivo. In particolare, in caso di assenza di una specifica regolamentazione dello statuto, il comma 2 del citato articolo della legge prevede che le condizioni relative all’assunzione delle delibere a distanza siano fissate dall’amministratore o da diverso organo societario e dovranno essere comunicate con sufficiente preavviso ai membri dell’organo deliberante.
Dato che, comunque, le regole per la partecipazione telematica alle assemblee devono essere in ogni caso comunicate con sufficiente anticipo ai partecipanti e devono garantire la possibilità di accertare l’identità dei soggetti coinvolti, secondo lo studio legale Holub & David sarebbe opportuno valutare di apportare modifiche allo statuto delle società, in modo da regolare per il futuro ed in via definitiva le modalità di avvalersi dei mezzi telematici di collegamento in occasione delle assemblee.
Fonte: studio legale Holub & David
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