Nel periodo tra aprile e fine giugno si svolgono, solitamente, le assemblee generali dei soci e degli azionisti delle imprese. Lo studio legale bpv BRAUN PARTNERS, socio Camic, ha pubblicato un breve promemoria su come comportarsi alla luce delle limitazioni dovute all'epidemia di Covid-19.
La legge sulle società commerciali (numero 90/2012 Coll.) prevede che i bilanci delle società a responsabilità limitata (s.r.o.), delle società per azioni (a.s.) e delle cooperative debbano essere votati dalle assemblee entro sei mesi dalla conclusione dell'esercizio finanziario, quindi per la stragrande maggioranza delle aziende entro il 30 giugno. Entro quella data vengono pertanto convocate le assemblee ordinarie. «La legge sulle società commerciali tuttavia non stabilisce sanzioni all'azienda, o ai soci/azionisti, per la violazione di tale obbligo» nota lo studio legale bpv BRAUN PARTNERS. L’organizzazione tardiva dell'assemblea può però avere altre ripercussioni, ad esempio sulla distribuzione dell'utile che non può avvenire prima dell'approvazione del bilancio da parte dell'assemblea.
Alle aziende si applicano anche le scadenze previste dalla legge sulla contabilità (n. 563/1991 Coll.). La legge prevede che i bilanci vengano pubblicati entro un anno dalla fine dell'esercizio finanziario ed entro trenta giorni dall'approvazione da parte dell'assemblea. Il mancato rispetto viene sanzionato dall'Ufficio delle Imposte o dal Tribunale dei Registri con un'ammenda fino al 3% del valore dell’attivo della società.
Le altre persone giuridiche non disciplinate dalla legge sulle società commerciali, ad esempio gli enti associativi, devono convocare l'assemblea almeno una volta all'anno. A tali persone giuridiche, qualora abbiano l'obbligo di pubblicare il bilancio, si applicano le scadenze previste dalla legge sulla contabilità. In questi casi le assemblee si possono tenere regolarmente anche dopo il 30 giugno, ma entro i dodici mesi dalla conclusione dell'esercizio finanziario.
Vista l'attuale difficoltà di riunire più persone in un solo luogo fisico, le aziende potrebbero ricorrere a modalità di tenuta remota dell'assemblea, ad esempio tramite una videoconferenza tra soci/azionisti. La legge sulle società commerciali tuttavia prescrive che la partecipazione all'assemblea tramite uso di mezzi tecnologici debba essere esplicitamente menzionata nello statuto. Gli organi statutari, amministratore o consiglio d'amministrazione possono decidere in maniera autonoma la modalità di svolgimento dell'assemblea telematica, tra cui le modalità di identificazione dei partecipanti o le modalità di voto. Le modalità di svolgimento devono essere riportate nel documento di convocazione dell'assemblea.
Per le s.r.o. la legge prevede il voto per corrispondenza (per rollam) anche nel caso in cui questo non sia esplicitamente menzionato dallo statuto. In questa circostanza, l'organo che ha obbligo di convocare l'assemblea deve inviare ai soci il testo della delibera da votare all'indirizzo di posta contenuto nell'elenco dei soci. La legge prevede che la lettera inviata ai soci contenga il testo della delibera, i documenti necessari per esprimere una preferenza e la data entro cui va recapitato il voto del socio. In mancanza di una data esplicita la legge prevede 15 giorni dal recapito della proposta di delibera. L'invio può essere effettuato tramite posta elettronica solo se previsto dallo statuto.
Alle aziende non rimane molto tempo per decidere in che modo svolgere le proprie assemblee. Anche nella situazione odierna rimangono in vigore i termini di convocazione delle assemblee: nel caso delle società a responsabilità limitata la convocazione deve avvenire almeno 15 giorni prima della tenuta dell'assemblea, per le società per azioni la scadenza è di 30 giorni.
Fonte: bpv BRAUN PARTNERS
Fonte fotografia: Pixabay
