V období mezi začátkem dubna a koncem června se obvykle konají valné hromady společníků a akcionářů. Advokátní kancelář bpv BRAUN PARTNERS, člen Italsko-české komory, vydala stručné shrnutí o tom, jak postupovat v situaci poznamenané epidemií Covid-19.
Zákon o obchodních korporacích (90/2012 Sb.) určuje, že účetní závěrky společností s ručením omezeným, družstev a akciových společností musí být schváleny do šesti měsíců od ukončení účetního období. Pro drtivou většinu firem to znamená uskutečnit valnou hromadu do 30. června. "Zákon o obchodních korporacích nicméně nestanovuje společnosti, ani jejím společníkům/akcionářům, žádné výslovné pokuty za porušení pravidla," uvádí AK bpv BRAUN PARTNERS. Odložené uskutečnění valné hromady po 30. červnu však má vliv na další aspekty chodu společnosti: například k rozdělení zisku může dojít až po schválení účetní závěrky. Na firmy se také vztahují povinnosti obsažené v zákoně o účetnictví (563/1991 Sb.) Podle zákona musí být účetní závěrka zveřejněna v rejstříku do 12 měsíců od ukončení účetního období a do 30 dnů od schválení valnou hromadu. Za porušení těchto povinností hrozí pokuta od Finančního úřadu v maximální hodnotě až tří procent hodnoty aktiv společnosti či další sankce ze strany Rejstříkového soudu.
Ostatní právnické osoby, jež nepodléhají zákonu o obchodních korporacích, například spolky, musí obvykle uskutečnit členskou schůzi jednou do roka. Pokud tyto právnické osoby mají povinnost zveřejňovat účetní závěrku v rejstříku, pak se řídí již zmíněnými lhůtami obsaženými v zákoně o účetnictví. V takovém případě mohou bez problémů uskutečnit schůzi i po 30. červnu, avšak nejpozději tak, aby splnily lhůtu zveřejnění do 12 měsíců od konce účetního období.
Vzhledem k tomu, že shromáždit na jednom místě větší počet společníků či akcionářů, může být za současné situace obtížné, firmy mohou zvážit, zda uskutečnit valnou hromadu na dálku, například skrze videokonferenci. Podle zákona o obchodních korporacích však účast na valné hromadě skrze technologické zařízení musí být explicitně zmíněna ve stanovách či společenských smlouvách společností. Statutární orgány, například jednatel či představenstvo, pak mohou určit konkrétní pravidla průběhu valné hromady, například způsob ověřování totožnosti či hlasování. Podmínky, za kterých proběhne účast skrze technické prostředky, musí být uvedeny v pozvánce na valnou hromadu.
Zákon umožňuje společnostem s ručením omezeným také hlasováním per rollam, aniž by bylo uvedeno ve společenské smlouvě. V tomto případě statutární orgán, jež má za úkol svolání valné hromady, rozešle společníkům návrh usnesení na jejich adresu uvedenou v seznamu společníků. Dopis musí obsahovat návrh usnesení, podklady nezbytné pro vyjádření preference a datum, do kdy je nutné doručit vyjádření. Pokud není datum uvedené, zákon počítá s lhůtou do 15 dnů od doručení návrhu na usnesení. Zaslání jiným způsobem než na adresu společníka, například elektronickou poštou, musí být uvedeno ve společenské smlouvě.
Firmám nezbývá na organizaci svých valných hromad příliš mnoho času. I v současné situaci totiž platí povinné lhůty pro svolání valné hromady: u s.r.o. musí být pozvánka zveřejněná alespoň 15 dnů přede dnem konání schůze, u akciových společností pak platí 30 denní lhůta.
Zdroj: bpv BRAUN PARTNERS
Zdroj fotografie: Pixabay
